Η αλλαγή όμως δημιουργεί και ένα εύλογο ερώτημα:
Χρειάζεται μια επιχείρηση υποχρεωτικά πάροχο για να εκδίδει Ψηφιακά Δελτία Αποστολής;
Η σύντομη απάντηση είναι όχι απαραίτητα.
Για τα ψηφιακά παραστατικά διακίνησης, η ΑΑΔΕ προβλέπει τη διαβίβαση μέσω:
- Παρόχου Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων,
- εμπορικού ή λογιστικού ERP που διασυνδέεται με την ΑΑΔΕ μέσω της σχετικής διεπαφής,
- των εφαρμογών timologio και myDATAapp της ΑΑΔΕ.
Επομένως, το πραγματικό ερώτημα για μια οργανωμένη επιχείρηση δεν είναι απλώς «ποιον πάροχο χρειάζομαι;».
Και αυτή είναι μια πολύ πιο ουσιαστική επιχειρησιακή απόφαση.
Τι είναι το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής;
Το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής είναι το ψηφιακό παραστατικό που αποτυπώνει τη διακίνηση αποθεμάτων και διαβιβάζει τα σχετικά δεδομένα στην πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ.
Δεν πρόκειται απλώς για την αντικατάσταση ενός έντυπου δελτίου με ένα PDF.
Η λογική της ψηφιακής διακίνησης είναι να δημιουργείται ένα ηλεκτρονικό ίχνος της κίνησης των αγαθών: από την έναρξη της μεταφοράς μέχρι την παραλαβή και, μέσα από τις διαδικασίες της Β΄ Φάσης, την περαιτέρω παρακολούθηση του κύκλου διακίνησης.
Σύμφωνα με την ΑΑΔΕ, οι επιχειρήσεις που τηρούν βιβλία βάσει των Ελληνικών Λογιστικών Προτύπων υπάγονται στην υποχρέωση ψηφιακής έκδοσης παραστατικών διακίνησης αποθεμάτων, με τις εξαιρέσεις που προβλέπονται από το ισχύον πλαίσιο. Η υποχρέωση αφορά τόσο εγχώριες όσο και διεθνείς διακινήσεις.
Πότε πρέπει να διαβιβάζεται;
Στην περίπτωση αποστολής αποθεμάτων, η διαβίβαση πραγματοποιείται πριν από την έναρξη της μεταφοράς.
Στην παραλαβή, η διαβίβαση πραγματοποιείται σε πραγματικό χρόνο κατά την ολοκλήρωσή της, ενώ για διαφορές όπως πλεονάσματα ή ελλείμματα προβλέπεται διαφορετικό χρονικό πλαίσιο.
Αυτό σημαίνει ότι το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται ως μια διαδικασία που γίνεται «κάποια στιγμή μετά».
Συνδέεται άμεσα με την πραγματική κίνηση του αποθέματος.
Χρειάζεται πάροχος για το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής;
Όχι. Ο πάροχος αποτελεί έναν από τους διαθέσιμους τρόπους διαβίβασης και όχι τη μοναδική επιλογή.
Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό επειδή οι κανόνες για τα ψηφιακά παραστατικά διακίνησης δεν είναι ίδιοι με εκείνους της υποχρεωτικής ηλεκτρονικής τιμολόγησης.
Στην υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση, ένα ERP από μόνο του δεν αποτελεί αποδεκτό τρόπο έκδοσης ηλεκτρονικών τιμολογίων. Για τα ψηφιακά παραστατικά διακίνησης, όμως, η ΑΑΔΕ αναφέρει ρητά ότι ένα ERP που διασυνδέεται με την ΑΑΔΕ αποτελεί αποδεκτό κανάλι διαβίβασης.
Ψηφιακό Δελτίο μέσω Παρόχου
Η επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιήσει Πάροχο Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων ως κανάλι διαβίβασης.
Σε αυτή την περίπτωση πρέπει να εξεταστεί όχι μόνο η δυνατότητα διαβίβασης, αλλά και το πώς ο πάροχος συνεργάζεται με τα υπόλοιπα πληροφοριακά συστήματα της επιχείρησης.
Ψηφιακό Δελτίο μέσω ERP
Μία επιχείρηση μπορεί επίσης να χρησιμοποιεί ERP διασυνδεδεμένο με την ΑΑΔΕ μέσω της προβλεπόμενης διεπαφής για τα δεδομένα των ψηφιακών παραστατικών διακίνησης.
Για επιχειρήσεις που ήδη οργανώνουν μέσα στο ERP παραγγελίες, πωλήσεις, αγορές, προϊόντα, αποθήκες, stock και υποκαταστήματα, αυτή η δυνατότητα έχει ιδιαίτερη επιχειρησιακή σημασία.
timologio και myDATAapp
Υπάρχουν επίσης οι εφαρμογές της ΑΑΔΕ. Το timologio υποστηρίζει ψηφιακή έκδοση και ταυτόχρονη διαβίβαση παραστατικών προς το myDATA, ενώ η νεότερη έκδοσή του έχει επεκταθεί με λειτουργίες που αφορούν τη Β΄ Φάση της ψηφιακής παρακολούθησης διακίνησης αγαθών.
Η κατάλληλη επιλογή, επομένως, εξαρτάται από το μέγεθος και κυρίως από την πολυπλοκότητα της λειτουργίας της επιχείρησης.
Πώς λειτουργεί το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής στην πράξη;
Σε ένα απλοποιημένο εμπορικό workflow, η διαδικασία μπορεί να αποδοθεί ως εξής:
Η διαδικασία μπορεί να ξεκινά από μια παραγγελία πελάτη, μία μεταφορά μεταξύ αποθηκών, μία παράδοση από eShop ή άλλη κίνηση αποθέματος.
Η παραγγελία περνά σε picking και τα πραγματικά αποθέματα που πρόκειται να διακινηθούν προσδιορίζονται.
Τα στοιχεία της διακίνησης πρέπει να έχουν διαβιβαστεί πριν από την έναρξη της μεταφοράς στην περίπτωση αποστολής αποθεμάτων.
Το παραστατικό λαμβάνει τον προβλεπόμενο Μοναδικό Αριθμό Καταχώρισης — MARK και ενσωματώνει το απαιτούμενο QR Code.
Το ψηφιακό παραστατικό συνδέεται πλέον με την πραγματική κίνηση των αγαθών.
Εδώ ακριβώς αποκτά μεγαλύτερη σημασία η Β΄ Φάση.
Α΄ και Β΄ Φάση: τι αλλάζει στη διακίνηση αποθεμάτων;
Α΄ Φάση
Η Α΄ Φάση αφορά κυρίως:
- την ψηφιακή έκδοση του παραστατικού,
- τη διαβίβαση των δεδομένων έναρξης,
- την ενημέρωση του λήπτη,
- τη σύνδεση του παραστατικού με τη διακίνηση.
Η υποχρέωση ψηφιακής έκδοσης και διαβίβασης των δεδομένων της Α΄ Φάσης ισχύει καθολικά από 1 Δεκεμβρίου 2025, με τις προβλεπόμενες εξαιρέσεις.
Β΄ Φάση
Η Β΄ Φάση επεκτείνει τη λογική από την απλή έναρξη της διακίνησης στον κύκλο ζωής της μεταφοράς και παραλαβής.
Με τα ισχύοντα τον Σεπτέμβριο του 2026, από 12 Οκτωβρίου 2026 ενεργοποιούνται οι διαδικασίες που αφορούν φόρτωση, μεταφόρτωση και παραλαβή, καθώς και τη διαβίβαση δεδομένων ποσοτικού και ποιοτικού ελέγχου.
Η εφαρμογή της Ενιαίας Κωδικοποίησης Ειδών έχει τοποθετηθεί από 1 Ιανουαρίου 2027.
Η ουσιαστική αλλαγή είναι ότι πλέον δεν ψηφιοποιείται μόνο ένα document. Ψηφιοποιείται ένα workflow.
Πάροχος ή ERP: ποια επιλογή ταιριάζει στην επιχείρησή σας;
Δεν υπάρχει μία λύση που να είναι σωστή για όλες τις επιχειρήσεις.
Για μια μικρή επιχείρηση με πολύ απλές ροές διακίνησης, οι ανάγκες μπορεί να είναι περιορισμένες.
Για μια επιχείρηση όμως που διαθέτει:
eShop + αποθήκη + πολλαπλά σημεία + παραγγελίες + courier + μεγάλο αριθμό SKU
η επιλογή λογισμικού πρέπει να εξετάζεται πολύ πιο συνολικά.
Το ζητούμενο είναι να μη δημιουργηθεί ένα νέο «νησί» πληροφορίας.
Πώς συνδέεται το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής με την αποθήκη;
Το Δελτίο Αποστολής βρίσκεται ακριβώς στο σημείο όπου η πληροφορία συναντά το πραγματικό stock.
Ας πάρουμε ένα απλό παράδειγμα.
Ένας πελάτης πραγματοποιεί παραγγελία 10 προϊόντων.
Το ERP γνωρίζει:
- ποιος είναι ο πελάτης,
- ποια προϊόντα παρήγγειλε,
- από ποια αποθήκη θα φύγουν,
- ποια ποσότητα είναι διαθέσιμη,
- ποια παραστατικά πρέπει να δημιουργηθούν.
Η αποθήκη κάνει picking.
Τα προϊόντα αποχωρούν.
Η κίνηση του stock πρέπει να συμφωνεί με τη διακίνηση που έχει δηλωθεί.
Εάν αυτές οι διαδικασίες πραγματοποιούνται σε διαφορετικά, μη συνδεδεμένα συστήματα, δημιουργούνται περισσότερα σημεία εισαγωγής και συμφωνίας δεδομένων.
Η πραγματική αξία ενός σωστά οργανωμένου ERP δεν βρίσκεται απλώς στο ότι «βγάζει παραστατικά».
Βρίσκεται στο ότι μπορεί να αποτελέσει τον λειτουργικό πυρήνα γύρω από τον οποίο οργανώνεται η διακίνηση.
Τι γίνεται με eShop, courier και μεταφορικές;
Για μία επιχείρηση eCommerce, η διαδικασία μπορεί να ξεκινά πολύ πριν από το Δελτίο Αποστολής:
Το Qorect ecosystem έχει ιδιαίτερη συνάφεια με αυτό το σενάριο.
Το Plano ERP διαθέτει λειτουργίες διαχείρισης πωλήσεων, αγορών, παραγγελιών, κινήσεων αποθήκης, παραστατικών αποθήκης και πολλαπλών αποθηκευτικών χώρων, ενώ συγκεκριμένες εκδόσεις προσφέρουν δυνατότητες σύνδεσης με eShop και courier services.
Το Plano eCommerce, αντίστοιχα, τοποθετείται μέσα στο ίδιο οικοσύστημα για τη διαχείριση online πωλήσεων, παραγγελιών, προϊόντων, αποθεμάτων, πληρωμών και αποστολών.
Η αξία βρίσκεται στη συνέχεια της πληροφορίας από το ένα στάδιο στο επόμενο.
Τι γίνεται κατά την παραλαβή των εμπορευμάτων;
Η παραλαβή αποκτά ιδιαίτερη σημασία στη Β΄ Φάση.
Ο παραλήπτης δεν είναι πλέον απλώς το τελευταίο όνομα πάνω στο παραστατικό.
Η διαδικασία περιλαμβάνει πλέον την ψηφιακή καταγραφή της παραλαβής και των σχετικών δεδομένων.
Τι γίνεται όταν οι ποσότητες διαφέρουν;
Μπορεί, για παράδειγμα, να έχουν δηλωθεί 100 τεμάχια και να παραληφθούν 98.
Ή αντίστροφα.
Η ΑΑΔΕ προβλέπει ότι σε περίπτωση διαφορών, όπως πλεονάσματα ή ελλείμματα, τα σχετικά δεδομένα διαβιβάζονται εντός του προβλεπόμενου χρονικού διαστήματος.
Τι συμβαίνει αν δεν υπάρχει σύνδεση στο internet;
Η απώλεια σύνδεσης δεν σημαίνει απαραίτητα ότι πρέπει να σταματήσει η συναλλαγή.
Το ισχύον πλαίσιο προβλέπει διαδικασία έκδοσης με ένδειξη απώλειας διασύνδεσης και μεταγενέστερη διαβίβαση μετά την αποκατάσταση της σύνδεσης.
Παράλληλα, η αναβαθμισμένη myDATAapp επιτρέπει πλέον offline έκδοση παραστατικού διακίνησης, με αυτόματη διαβίβαση όταν επανέλθει η σύνδεση.
Για επιχειρήσεις με οδηγούς, απομακρυσμένα σημεία ή mobile workflows, η διαχείριση τέτοιων scenarios πρέπει να αποτελεί μέρος της επιλογής λογισμικού.
Πώς επιλέγετε λύση για Ψηφιακά Δελτία Αποστολής;
Μην αξιολογείτε τη λύση μόνο με την ερώτηση:
«Βγάζει Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής;»Εξετάστε ολόκληρη τη λειτουργική αλυσίδα:
- Υποστηρίζει τις ισχύουσες απαιτήσεις διακίνησης;
- Πώς πραγματοποιείται η διαβίβαση στο myDATA;
- Πώς διαχειρίζεται MARK και QR Code;
- Τι συμβαίνει σε απώλεια σύνδεσης;
- Συνδέεται με την υπάρχουσα διαχείριση αποθήκης;
- Ενημερώνει σωστά το stock;
- Υποστηρίζει πολλαπλούς αποθηκευτικούς χώρους;
- Καλύπτει μεταφορές μεταξύ υποκαταστημάτων;
- Συνδέεται με eShop;
- Υποστηρίζει courier ή μεταφορικές όπου απαιτείται;
- Πώς οργανώνει την παραλαβή;
- Πώς καταγράφονται πλεονάσματα και ελλείμματα;
- Πώς θα καλυφθούν οι απαιτήσεις της Β΄ Φάσης;
- Υπάρχει mobile workflow όπου απαιτείται;
- Τι επίπεδο τεχνικής υποστήριξης υπάρχει;
- Πόσο εύκολα μπορεί να προσαρμοστεί η λύση σε μελλοντικές αλλαγές της ΑΑΔΕ;
Το κατάλληλο software δεν πρέπει μόνο να καλύπτει ένα παραστατικό. Πρέπει να ταιριάζει στον τρόπο που πραγματικά διακινούνται τα προϊόντα της επιχείρησης.
Πώς συνδέεται το Plano ERP με τη διαχείριση της διακίνησης;
Η Qorect τοποθετείται ως ευρύτερο software ecosystem και όχι ως προμηθευτής μίας απομονωμένης εφαρμογής. Αυτή η λογική είναι ιδιαίτερα σημαντική εδώ, αφού η διακίνηση συνδέεται φυσικά με ERP, eCommerce, αποθήκη και integrations.
Το Plano ERP υποστηρίζει, ανά έκδοση, λειτουργίες όπως:
- πωλήσεις,
- αγορές,
- παραγγελίες,
- κινήσεις αποθήκης,
- παραστατικά αποθήκης,
- πολλαπλούς αποθηκευτικούς χώρους,
- φυσική απογραφή,
- eShop connectors,
- διαχείριση μεταφορικής,
- συνδέσεις με couriers.
Αυτό το περιβάλλον είναι ιδιαίτερα σχετικό με τις διαδικασίες που βρίσκονται πριν και μετά από ένα Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής.
Δεν αρκεί δηλαδή να δημιουργηθεί το παραστατικό.
Όσο περισσότερες από αυτές τις διαδικασίες υπάρχουν στην επιχείρηση, τόσο μεγαλύτερη αξία έχει να διαχειρίζονται μέσα από ένα οργανωμένο και διασυνδεδεμένο επιχειρησιακό περιβάλλον.
Σημαντικό: Δεν αποδίδεται εδώ στο FiscalSign ή στο Plano κάποια συγκεκριμένη λειτουργία Ψηφιακού Δελτίου Αποστολής ή πλήρους υποστήριξης της Β΄ Φάσης που δεν επιβεβαιώνεται δημόσια. Το ίδιο το brief χαρακτηρίζει αυτά τα claims ως needing product-side confirmation.
Ανακαλύψτε το Plano ERP
Η Qorect μπορεί να σας βοηθήσει να αξιολογήσετε πώς ERP, αποθήκη, παραγγελίες, eCommerce και διακίνηση μπορούν να λειτουργούν ως ένα περισσότερο συνδεδεμένο σύστημα.
Συχνές Ερωτήσεις
Οργανώστε σωστά την ψηφιακή διακίνηση της επιχείρησής σας
Το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής δεν χρειάζεται να γίνει ακόμη μία απομονωμένη εφαρμογή.
Για επιχειρήσεις με αποθήκες, παραγγελίες, eCommerce, υποκαταστήματα ή σύνθετες ροές διακίνησης, το πραγματικό ζητούμενο είναι η πληροφορία να συνεχίζει να κινείται μαζί με τα προϊόντα.
Μιλήστε με την Qorect για ERP, αποθήκη, παραστατικά και τις διασυνδέσεις που χρειάζεται η επιχείρησή σας.
