Και μαζί της έρχεται μία βασική ερώτηση:
Τι ακριβώς είναι ο πάροχος τιμολόγησης και πώς συνδέεται με το ERP, το myDATA και τις υπόλοιπες διαδικασίες της επιχείρησης;
Η απάντηση έχει σημασία, γιατί ο πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης, το ERP και το myDATA δεν είναι το ίδιο πράγμα. Συνεργάζονται, όμως εξυπηρετούν διαφορετικούς ρόλους.
Η σωστή επιλογή επομένως δεν αφορά μόνο τη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις της ΑΑΔΕ. Αφορά το πώς η έκδοση των παραστατικών θα ενσωματωθεί στις πωλήσεις, στους πελάτες, στην αποθήκη, στο eCommerce και συνολικά στην εμπορική λειτουργία της επιχείρησης.
Τι είναι ο πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης;
Πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι μια επιχείρηση που, μέσω αδειοδοτημένου λογισμικού, αναλαμβάνει την αυθεντικοποίηση και ηλεκτρονική διαβίβαση των προβλεπόμενων παραστατικών για λογαριασμό μιας επιχείρησης, σύμφωνα με το ισχύον πλαίσιο της ΑΑΔΕ.
Στην πράξη, όταν ένα παραστατικό εκδίδεται μέσω υπηρεσιών παρόχου, η διαβίβασή του στην πλατφόρμα myDATA πραγματοποιείται αυτόματα και σε πραγματικό χρόνο. Τα τιμολόγια περνούν από τους προβλεπόμενους ελέγχους και λαμβάνουν τον Μοναδικό Αριθμό Καταχώρισης, γνωστό ως ΜΑΡΚ (MARK).
Ο πάροχος, επομένως, δεν είναι απλώς ένα «πρόγραμμα που κόβει τιμολόγια». Αποτελεί συγκεκριμένο κρίκο στην ηλεκτρονική διαδικασία έκδοσης, αυθεντικοποίησης και διαβίβασης των παραστατικών.
Τι σημαίνει ΥΠΑΗΕΣ;
Το ακρωνύμιο ΥΠΑΗΕΣ αναφέρεται στις Υπηρεσίες Παρόχου Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων.
Το λογισμικό που παρέχεται στο πλαίσιο αυτών των υπηρεσιών αξιολογείται και αδειοδοτείται από την αρμόδια επιτροπή της ΑΑΔΕ, εφόσον πληροί τις προβλεπόμενες απαιτήσεις.
Γι' αυτό και ένα από τα πρώτα πράγματα που πρέπει να ελέγχει μια επιχείρηση είναι εάν το λογισμικό του παρόχου που εξετάζει περιλαμβάνεται στην επίσημη λίστα αδειοδοτημένων λύσεων της ΑΑΔΕ.
Τι αλλάζει στην ηλεκτρονική τιμολόγηση το 2026;
Με βάση τα ισχύοντα κατά την ημερομηνία τελευταίας ενημέρωσης του άρθρου, το 2026 αποτελεί καθοριστικό έτος για την υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση.
Η εφαρμογή έχει χωριστεί σε δύο βασικές περιόδους:
Για επιχειρήσεις με ακαθάριστα έσοδα άνω του 1.000.000 ευρώ, με βάση τη δήλωση φορολογίας εισοδήματος του φορολογικού έτους 2023.
Για τις υπόλοιπες επιχειρήσεις, με ειδική δυνατότητα σταδιακής προσαρμογής υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις.
Για τη δεύτερη περίοδο προβλέπεται, υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις, δυνατότητα σταδιακής προσαρμογής έως τις 31 Δεκεμβρίου 2026. Οι σχετικές προϋποθέσεις συνδέονται, μεταξύ άλλων, με την έγκαιρη υποβολή των δηλώσεων που ορίζει η ΑΑΔΕ.
Επειδή πρόκειται για κανονιστικό πλαίσιο που μπορεί να τροποποιηθεί ή να εξειδικευθεί περαιτέρω, κάθε επιχείρηση πρέπει να ελέγχει τις τελευταίες οδηγίες της ΑΑΔΕ και, όπου χρειάζεται, να συμβουλεύεται τον λογιστή ή τον φοροτεχνικό της.
Είναι υποχρεωτικός ο πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης;
Όχι. Η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν σημαίνει ότι κάθε επιχείρηση είναι υποχρεωμένη να αγοράσει υπηρεσία από εμπορικό πάροχο.
Η ΑΑΔΕ περιγράφει δύο βασικές διαδρομές:
- χρήση υπηρεσιών αδειοδοτημένου Παρόχου Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων,
- χρήση των εφαρμογών timologio / myDATAapp της ΑΑΔΕ, όπου αυτές καλύπτουν τις ανάγκες της επιχείρησης.
Η ουσιαστική ερώτηση για μια επιχείρηση δεν είναι επομένως μόνο «ποια επιλογή επιτρέπεται;».
Είναι: ποια επιλογή ταιριάζει στην πολυπλοκότητα και στις καθημερινές διαδικασίες της;
Πώς λειτουργεί η ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω παρόχου;
Σε ένα τυπικό σενάριο, η διαδικασία μπορεί να αποδοθεί απλά ως εξής:
Το σημαντικό επιχειρησιακά βρίσκεται λίγο πιο πίσω από αυτή τη διαδικασία:
Από μία πώληση; Μία παραγγελία eShop; Ένα φυσικό κατάστημα; Ένα διαφορετικό υποκατάστημα;
Εκεί αποκτά σημασία η σύνδεση του παρόχου με το ERP.
Πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης και myDATA: ποια είναι η διαφορά;
Η διαφορά είναι θεμελιώδης:
Εκδίδει/αυθεντικοποιεί και διαβιβάζει σύμφωνα με το πλαίσιο.
Παραλαμβάνει και διαχειρίζεται τα δεδομένα στο περιβάλλον της ΑΑΔΕ.
Δεν επιλέγετε δηλαδή μεταξύ «παρόχου ή myDATA». Ο πάροχος αποτελεί έναν από τους τρόπους μέσω των οποίων η ηλεκτρονική διαδικασία συνδέεται με το myDATA.
ERP και πάροχος τιμολόγησης είναι το ίδιο πράγμα;
Όχι. Το ERP και ο πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης έχουν διαφορετικό ρόλο.
Η ΑΑΔΕ διευκρινίζει μάλιστα ότι ένα εμπορικό ή λογιστικό ERP από μόνο του δεν αποτελεί αποδεκτό τρόπο έκδοσης των ηλεκτρονικών τιμολογίων που αφορά το συγκεκριμένο υποχρεωτικό καθεστώς.
Η πραγματική αξία εμφανίζεται όταν τα δύο δεν λειτουργούν απομονωμένα.
Γιατί έχει σημασία η σύνδεση παρόχου και ERP;
Ας υποθέσουμε ότι μία επιχείρηση διαθέτει eShop, φυσικό κατάστημα και αποθήκη.
Μία online παραγγελία μπορεί να επηρεάσει ταυτόχρονα:
- τον πελάτη,
- την παραγγελία,
- την πώληση,
- το διαθέσιμο απόθεμα,
- την έκδοση του παραστατικού,
- την ενημέρωση του λογιστηρίου.
Εάν κάθε στάδιο λειτουργεί σε απομονωμένο σύστημα, αυξάνονται τα σημεία στα οποία απαιτούνται μεταφορές δεδομένων, connectors ή χειροκίνητες ενέργειες.
Όταν αντίθετα το ERP αποτελεί τον λειτουργικό πυρήνα και η ηλεκτρονική τιμολόγηση εντάσσεται στην ίδια επιχειρησιακή ροή, η διαδικασία μπορεί να γίνει πολύ πιο συνεκτική.
Το Plano ERP καλύπτει λειτουργίες όπως πωλήσεις, αγορές, παραγγελίες, πελάτες, αποθηκευτικούς χώρους και διασύνδεση με eShop, ενώ διαθέτει και δυνατότητα ΥΠΑΗΕΣ ως πρόσθετη παροχή.
Πωλήσεις και πελάτες
Η έκδοση του παραστατικού δεν αποτελεί ξεχωριστή δραστηριότητα από την πώληση. Είναι αποτέλεσμα μιας εμπορικής συναλλαγής που ήδη υπάρχει στο σύστημα.
Αποθήκη
Σε επιχειρήσεις προϊόντων, η πώληση επηρεάζει ταυτόχρονα το απόθεμα. Η ύπαρξη κοινής ροής δεδομένων μειώνει την ανάγκη διαχείρισης της ίδιας πληροφορίας σε διαφορετικά σημεία.
eCommerce
Μία online παραγγελία μπορεί να μεταφέρεται στο ERP και να συνεχίζει από εκεί στη διαδικασία τιμολόγησης, αντί να απαιτείται ξεχωριστή καταχώριση.
Η Qorect ήδη τοποθετεί το Plano eCommerce ως φυσική επέκταση του ERP, με κοινό περιβάλλον για προϊόντα, αποθέματα, παραγγελίες και πελάτες.
Πολλαπλά καταστήματα
Όσο αυξάνονται τα υποκαταστήματα, οι αποθηκευτικοί χώροι και τα κανάλια πώλησης, τόσο σημαντικότερη γίνεται η ενιαία εικόνα των δεδομένων.
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση μπορεί έτσι να λειτουργεί ως μέρος της εμπορικής σας διαχείρισης και όχι ως ένα απομονωμένο σύστημα.
Πάροχος ή timologio / myDATAapp της ΑΑΔΕ;
Δεν υπάρχει μία απάντηση που να είναι σωστή για όλες τις επιχειρήσεις.
Το ζητούμενο δεν είναι να παρουσιαστεί η μία επιλογή ως «σωστή» και η άλλη ως «λάθος».
Για μία πολύ μικρή επιχείρηση με περιορισμένο όγκο και απλή διαδικασία έκδοσης, οι ανάγκες μπορεί να είναι εντελώς διαφορετικές από εκείνες ενός eShop με χιλιάδες προϊόντα, πολλαπλές αποθήκες, φυσικά καταστήματα και διασυνδεδεμένο ERP.
Πώς επιλέγετε πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης;
Μην περιορίζετε την αξιολόγηση μόνο στο αν «στέλνει τα παραστατικά στο myDATA».
- Είναι το λογισμικό επίσημα αδειοδοτημένο από την ΑΑΔΕ;
- Πώς συνδέεται με το ERP που χρησιμοποιείτε;
- Πόσο αυτοματοποιημένη είναι η καθημερινή διαδικασία;
- Υποστηρίζει τις πραγματικές ροές πωλήσεων της επιχείρησής σας;
- Τι συμβαίνει εάν διαθέτετε eShop;
- Πώς αντιμετωπίζονται πολλαπλά υποκαταστήματα;
- Πώς συνδέεται η διαδικασία με αποθήκη και προϊόντα;
- Τι δυνατότητες integration ή API υπάρχουν όπου απαιτούνται;
- Πώς γίνεται η πρόσβαση των αρμόδιων χρηστών και του λογιστηρίου;
- Τι επίπεδο τεχνικής υποστήριξης παρέχεται;
- Πώς αντιμετωπίζονται πιθανές διακοπές ή τεχνικά προβλήματα;
- Μπορεί η λύση να ακολουθήσει την ανάπτυξη της επιχείρησης;
- Ποιο είναι το συνολικό κόστος σε σχέση με τη χρήση και τον όγκο παραστατικών;
- Πόσο εύκολη είναι η μετάβαση από το σημερινό σας περιβάλλον;
Η πιστοποίηση είναι απαραίτητη προϋπόθεση.
Η επιχειρησιακή καταλληλότητα είναι το επόμενο επίπεδο αξιολόγησης.
Τι πρέπει να ελέγξει μια επιχείρηση πριν τη μετάβαση;
Πριν ενεργοποιηθεί μια νέα διαδικασία ηλεκτρονικής τιμολόγησης, είναι χρήσιμο να χαρτογραφηθεί η σημερινή ροή:
Στη συνέχεια πρέπει να εντοπιστούν τα σημεία όπου σήμερα υπάρχουν:
- χειροκίνητες καταχωρίσεις,
- διπλή εισαγωγή δεδομένων,
- διαφορετικά συστήματα,
- custom integrations,
- πολλαπλά σημεία έκδοσης,
- eCommerce orders,
- διαφορετικές αποθήκες,
- ιδιαίτερες ανάγκες λογιστηρίου.
Η μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι μία καλή αφορμή όχι μόνο για συμμόρφωση, αλλά και για να εξεταστεί εάν η υπάρχουσα επιχειρησιακή ροή εξακολουθεί να είναι η κατάλληλη.
Qorect & FiscalSign: ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσα σε ένα ενιαίο οικοσύστημα
Η Qorect δεν προσεγγίζει την ηλεκτρονική τιμολόγηση ως μία απομονωμένη εφαρμογή.
Το brand έχει σχεδιαστεί ώστε να παρουσιάζεται ως ένα ευρύτερο software ecosystem που περιλαμβάνει ERP, eCommerce, retail, integrations, mobile εφαρμογές και custom software.
Στο πλαίσιο αυτό εντάσσεται και το FiscalSign.
Το FiscalSign εμφανίζεται στην επίσημη βάση της ΑΑΔΕ ως αδειοδοτημένο λογισμικό ΥΠΑΗΕΣ, με κωδικό παρόχου 025 και ημερομηνία αδειοδότησης 23/12/2024.
Παράλληλα, η Qorect παρουσιάζει το FiscalSign ως τη λύση ηλεκτρονικής τιμολόγησης μέσα στο ευρύτερο portfolio λογισμικού της, μαζί με Plano ERP, Plano eCommerce και τις υπόλοιπες επιχειρησιακές λύσεις.
Η διαφοροποίηση επομένως βρίσκεται στη δυνατότητα να αντιμετωπιστούν μαζί:
Με το FiscalSign και τη σύνδεσή του με το οικοσύστημα Plano, η ηλεκτρονική τιμολόγηση μπορεί να ενταχθεί στη συνολική λειτουργία της επιχείρησης αντί να αντιμετωπίζεται ως ένα ακόμη απομονωμένο πληροφοριακό σύστημα.
Χρειάζεστε πιστοποιημένο πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης;
Ανακαλύψτε το FiscalSign και δείτε πώς μπορεί να συνδεθεί με τις καθημερινές διαδικασίες της επιχείρησής σας.
Μάθετε περισσότερα για το FiscalSignΣυχνές Ερωτήσεις
Ετοιμάστε την επιχείρησή σας για την ηλεκτρονική τιμολόγηση
Η μετάβαση δεν αφορά μόνο το πώς θα εκδίδεται ένα τιμολόγιο. Αφορά το πώς η τιμολόγηση θα συνδέεται με τις πωλήσεις, την αποθήκη, το eCommerce, τα καταστήματα και τις πληροφορίες που χρειάζεται καθημερινά η επιχείρηση.
Μιλήστε με την ομάδα της Qorect για τις ανάγκες τιμολόγησης, ERP και διασύνδεσης της επιχείρησής σας.
